Conditions générales de vente
Les présentes conditions générales ont pour objet de régir les relations entre le prestataire et le client désigné comme donneur d’ordre.
En passant commande, le client déclare expressément avoir pris connaissance des conditions générales de vente du prestataire et en accepter l’ensemble des dispositions sans réserve, ni restriction.
LE DEVIS
L’émission de l’offre de restauration reprend l’ensemble du cahier des charges du client soit la définition du menu, le nombre de convives, la date, les horaires, les prestations annexes demandées ainsi que toutes particularités techniques indispensables à la bonne exécution de la manifestation. La composition de toutes ces données est formalisée par un devis ainsi qu’un prix. Les prix indiqués sur le devis sont valables pour une période de 3 mois.
LE CONTRAT
L’objet du contrat de nature commerciale consiste, en principal, en la fourniture de repas et, à titre accessoire, en la fourniture de prestations annexes. Pour la bonne exécution du contrat, le client s’engage à fournir au prestataire les informations nécessaires à la bonne exécution de sa prestation : le programme détaillé, le plan d’installation des espaces, le détail des services et prestations sollicitées par ailleurs.
Le devis établi par le prestataire constitue les conditions particulières venant compléter les présentes conditions générales.
Tous litiges relatifs au présent contrat seront de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce d’EVRY. La constitution du contrat est formalisée par l’acceptation écrite par le client donneur d’ordre, en premier lieu, de la dernière version du devis émis par le prestataire, en deuxième lieu, des présentes conditions générales.
La commande est ferme, définitive et non susceptible d’annulation de part comme de l’autre des deux parties à compter de la réception de sa confirmation.
LA COMMANDE
3-1 FORMALITES DE VALIDATION
Le client s’engage dès la signature du contrat à préciser le nombre de repas au plus juste qui devront être fournis en vertu du pacte national de lutte contre le gaspillage alimentaire dont le réseau des traiteurs de France est signataire.
Il est de la responsabilité du client de vérifier l’exhaustivité et l’exactitude des informations reportées sur le devis. La dernière version du devis validée provenant du client fait état de référence, le prestataire ne pourra être tenu responsable d’une erreur validée par le client. Pour être recevable, toute confirmation de commande doit être adressée par écrit 30 jours calendaires avant le jour de la manifestation.
La confirmation est effectuée exclusivement par le client donneur d’ordre et payeur. La validation de commande est matérialisée par l’ensemble des prestations intégrées dans le devis, de ce fait l’ensemble du devis ainsi que les conditions générales devront être signés, la dernière page du devis intégrant le récapitulatif budgétaire global du budget devra être datée, signée, tamponnée, avec les mentions : nom, prénom et qualité du signataire, « bon pour accord » ainsi que les numéros de SIRET et TVA Intracommunautaire.
Acomptes de réservation : Toute réservation doit être accompagnée du versement d’un acompte correspondant à 60 % du montant du devis total TTC (80% du montant du devis TTC s’il comprend la location d’espace). Le versement de l’acompte déclenche une préparation optimale de l’événement (réservation du matériel, du personnel de service, achats des matières premières, boissons et éventuelles prestations sous-traitées) ; Si l’acompte n’est pas perçu en totalité dans un délai de 10 jours ouvrés avant la réception, nous nous réservons le droit d’annuler la commande sans qu’aucune indemnité pour préjudice ne soit réclamée par le client. La clientèle étrangère devra s’acquitter d’un versement d’un acompte de 100 % du montant total soit 60 % à la réservation et 40 % au minimum 10 jours ouvrés avant l’événement.
3-2 EXECUTION DU CONTRAT
a/ Informations : Le prestataire fera son affaire de communiquer à ses préposés et intervenants y compris, les modalités d’exécution établies en amont par le client. Il est du devoir du client de prévenir le prestataire de toutes modifications et/ou précisions contractuelles, notamment celles afférentes à la logistique, dans les conditions et selon les modalités stipulées à l’article 4 ci-après.
b/ Délégation de pouvoir : Le client donneur d’ordre pourra désigner la personne référente sur place le jour J. Le fait pour le client de contracter avec un organisateur ne modifiera en aucun cas ces dites conditions, l’organisateur doit assumer l’ensemble des obligations du client et devra pour ce faire avoir été mandaté par le client et agir au nom et pour le compte de ce dernier.
c/ Responsabilité du client : Le client reconnaît être parfaitement informé et fera son affaire des différents agréments et autorisations administratifs que nécessitent éventuellement l’organisation, l’ouverture au public et le déroulement de sa manifestation.
Le client s’engage à prendre toutes dispositions notamment en matière d’assurances pour couvrir tous les risques de toutes natures inhérents à l’événement, objet de la commande, et susceptibles de sécuriser les biens des personnes. Les frais de remise en état des lieux de réception sont pris en charge par le client. Aucune réclamation sur le déroulement de la réception ne sera recevable postérieurement au jour de celle-ci. Toute perte, vol, dégradation, disparition, casse du matériel mise à la disposition des clients n’étant pas inclus dans le tarif du prestataire, seront facturés à leurs prix de remplacement.
Le client organisateur est seul responsable des agissements des participants à l’événement, objet de la commande, il fera son affaire de toute question tenant à la sécurité des personnes et des biens, aux lieux ou la manifestation doit se dérouler, à la vérification des identités, à l’âge ou à la qualité des personnes, ainsi qu’à l’autorisation, à la régulation de la consommation des boissons alcoolisées, en aucun cas la responsabilité du prestataire ne pourra être recherchée de ces chefs.
d /Qualité et hygiène des aliments : Les livraisons sont effectuées par nos soins, en véhicule frigorifique à température réglementaire entre 0 °C et 2 °C. Les produits alimentaires sont à conserver entre 0° et 4°C (0° et 2°C pour les produits contenant des produits de la mer crus).
Il appartient au client de s’assurer que des moyens techniques sont à disposition sur le site pour conserver les produits dans de bonnes conditions de température. Dans l’éventualité où le stockage au froid n’est pas possible, les produits alimentaires frais doivent être consommés dans les 2h et avoir été maintenus à une température à cœur inférieure ou égale à + 20°C durant tout ce délai. A cet effet, le prestataire peut fournir de la carboglace dont la quantité est déterminée en fonction du volume de marchandises à maintenir au froid et des délais. Ce service sera facturé au Client. Si le respect de ce délai de 2h hors froid n’est pas envisageable, le prestataire peut également conserver un camion frigorifique sur place pour conserver les produits à la demande du client. Ce service n’est pas systématiquement possible et sera facturé au client. Si ces conditions de gestion de la température ne sont pas respectées, le prestataire décline toute responsabilité en cas de problème de santé lié à la consommation des produits. Pour des raisons d’hygiène et de sécurité alimentaire, aucune marchandise livrée conforme à la commande ne pourra être reprise ou échangée. Par ailleurs, à l’issue de la prestation, notre personnel de service a pour consigne de détruire toutes marchandises restantes, exposées à la chaleur. Le prestataire se dégage de toute responsabilité sur les risques encourus dans le cas où le client insisterait pour conserver les produits restants. Une décharge devra, en pareil cas, être signée par le client.
e/ Allergènes : Nos produits contiennent pour certains des allergènes. La liste des allergènes contenus dans des ingrédients volontairement incorporés à la recette est à la disponibilité du client à sa demande. Outre, les allergènes volontairement ajoutés, il n’est pas exclu que nos produits contiennent des traces d’un ou plusieurs des allergènes majeurs cités dans l’annexe II du règlement UE 1169/2011. En effet, malgré toutes les précautions prises durant la préparation, des contaminations croisées fortuites sont possibles.
f/ Tri sélectif : Notre engagement en matière de tri, valorisation et recyclage des déchets engendrés par la prestation nécessite la mise à disposition par le client, de contenants de tri sélectifs et un service d’évacuation des déchets.
Dans le cas où le client ne serait pas en mesure d’assurer sur site, la gestion des déchets, le prestataire en assurera la gestion (tri, stockage, évacuation) et des frais supplémentaires s’appliqueront. Des frais seront également à la charge du client, dans le cas où d’éventuels déchets tels que bouteilles en verre, cartons, décoration fournis par le client ou d’autres prestataires sont évacués par les soins du prestataire.
g/ Lutte contre le gaspillage : En cas d’excédents alimentaires d’un volume significatif, de produits ayant été conservés dans de bonnes conditions de températures (aucune rupture de la chaîne du froid), d’un commun accord avec le client, un don alimentaire peut être effectué.
h/ Dépassements horaires : Pour tout service au-delà des horaires convenus entre les parties, un supplément pour le personnel sera facturé, le coût de l’heure supplémentaire par personnel est indiqué dans le devis.
Les heures supplémentaires débuteront à la fin de la vacation du personnel. La vacation du personnel inclue le temps de remise en état des lieux de réception, de rechargement et de transport, toute heure commencée sera facturée en heure pleine.
3-4 LIVRAISON
Aucune livraison ne peut intervenir en l’absence du client ou d’un réceptionnaire mandaté pour recevoir la commande. L’exactitude et la précision des coordonnées de livraison ainsi que la disponibilité du réceptionnaire sont essentielles, tout retard ou erreur ne pourra être imputé au prestataire, en cas d’informations erronées ou incomplètes. Les délais prévus dans la livraison d’une commande ne sont donnés qu’à titre indicatif et les retards éventuels ou avances dans l’horaire prévu inférieur à 2 heures ne donnent pas droit au client d’annuler la commande, de refuser la marchandise ou de réclamer des dommages et intérêts. En cas de redirection de la commande vers une autre adresse de livraison, des frais de livraison supplémentaires s’appliqueront. Toute commande doit être reçue par le client et contrôlée de manière contradictoire avec le chauffeur au moment de la livraison. Toute réclamation devra être mentionnée, sur le bon de livraison. Les mentions « réserves » ou « sous réserve de déballage » sont dépourvues de portée. En cas de non-conformité à la commande ou de défectuosité, notre garantie se limite au remplacement des marchandises reconnues non conformes ou défectueuses, à l’exclusion de toute autre indemnité.
3-5 FACTURATION
La facture sera adressée minimum après 72 heures ouvrées après l’événement intégrant les dépassements éventuels de consommations, les heures supplémentaires de service et la perte et casse. Les prix indiqués sur le devis correspondent au tarif applicable lors de l’établissement du devis, ils s’entendent HT, sous réserve du taux en vigueur lors de la réception. Compte tenu de la nature des produits que nous commercialisons en circuit court ou assujettis à des hausses de prix du marché (produits frais, alimentaires et périssables) nos tarifs sont susceptibles d’évoluer et d’être modifiés sans préavis. Dans le cas d’un changement de législation, les tarifs seront automatiquement réajustés, par exemple, en cas de variation de taux ou taxes et feront l’objet de la révision de notre devis.
4-CONDITIONS DE MODIFICATION
4-1 NOMBRE DE PERSONNE
Le devis initialement établi par le prestataire et accepté par le client a été spécifiquement établi pour un nombre de participants à l’événement commandé par le client. Pour être recevable, toute demande de modification du nombre de participants doit nous parvenir 7 jours ouvrés avant la date de la manifestation et doit donner lieu à une acceptation écrite du prestataire. Une nouvelle version du bon de commande modifié sera alors établie et devra être validée par le même client donneur d’ordre. Si le nombre définitif devait augmenter dans les 7 jours ouvrés précédant la réception, nous ne pourrions assurer les repas qu’en fonction de nos approvisionnements et nous réservons le droit de remplacer les produits tout en gardant la même qualité.
4-2 ANNULATION
Dans l’hypothèse où le client déciderait d’annuler sa commande pour quelque cause que ce soit, il se verrait soumis au versement d’un dédit suivant l’échéancier suivant :
Annulation entre 30 et 60 jours calendaires avant la date de réception : 15 % du montant TTC total du devis.
Annulation entre 20 et 30 jours calendaires avant la date de réception : 40 % du montant TTC total du devis.
Annulation entre 10 et 20 jours calendaires avant la date de réception : 60 % du montant TTC total du devis.
Annulation entre 5 et 10 jours calendaires avant la date de réception : 80 % du montant TTC total du devis.
Annulation à moins de 5 jours calendaires avant la date de réception 100 % du montant TTC total du devis.
4-3 REPORT
5 – FORCE MAJEURE
Le prestaire est dégagé de plein droit de ses obligations sans paiement d’indemnité d’aucune sorte en cas de survenance d’un évènement de force majeure ou cas fortuit, notamment en cas de guerre, émeute, blocus grève totale ou partielle, incendie, fermeture administrative par décision de l’état, blocage des moyens de transport, crise sanitaire ou tout autre évènement extérieur susceptible de perturber la bonne circulation des marchandises. De même, la responsabilité du prestataire ne saurait être engagée pour tout inconvénient ou dommage inhérent à l’utilisation d’internet, notamment une rupture de service, une intrusion extérieure ou un virus informatique.
De convention expresse et déterminante à la conclusion du contrat, dans l’hypothèse où la prestation commandée ne pourrait se dérouler à date convenue en raison d’un cas de force majeure, l’acompte versé resterait acquis au prestataire, dans les conditions et modalités fixées à l’article 4-3 susvisé ; un avoir correspondant au montant de l’acompte versé valable sur une durée de 12 mois suivant son émission serait en pareil cas adressé au client, à l’exclusion de tout remboursement.
6 – PROTECTION INTELLECTUELLE
Nous vous rappelons que tout organisateur d’événement doit s’acquitter des droits de propriété intellectuelle liés à son événement. Les propositions ainsi que les photos, vidéos, plans, supports, maquettes, documents et informations de toutes natures remis ou adressés par le prestataire au client demeurent la propriété de celui-ci, de ce fait ils ne peuvent être communiqués à des tiers sous quelques motifs que se soient. Sauf interdiction formelle du client, le prestataire se réserve le droit d’utiliser des photos de l’événement, hors personnages et références au nom du client ou des participants, pour sa communication personnelle (plaquette, presse, réseaux sociaux, internet etc…).
7- DONNEES PERSONNELLES ET PROTECTION DE LA VIE PRIVEE
Dans le cadre de ses relations contractuelles, le prestataire amené à collecter des données à caractère personnel nécessaire au traitement de la commande. Conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables, en particulier la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et du règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016, le client bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de ses données ou encore de limitation du traitement. Il peut également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des données le concernant. Pour exercer ces droits et obtenir des informations détaillées sur les durées de conservation des données, le client doit contacter la société du prestataire à l’adresse suivante : CALIXIR 1 rue guillaume Bigourdan – 91320 WISSOUS ou par internet à l’adresse suivante : contact@calixir.com. Les informations collectées ont pour finalité le suivi des commandes, la gestion de la relation client et, si l’utilisateur y a consenti, la prospection clients. L’accès à vos données personnelles est strictement limité au personnel de CALIXIR. Aucun profilage ne sera réalisé et plus généralement aucune décision automatisée ne sera prise sur la base des données collectées. Nous nous engageons à ne pas vendre, louer, céder ni donner accès à des tiers aux données du client sans son consentement préalable, à moins d’y être contraint en raison d’un motif légitime (obligation légale, lutte contre la fraude, exercice des droits de la défense, etc.). Le client est informé qu’il dispose du droit d’introduire une action auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Dans le cas de l’utilisation d’une photo de l’événement à destination des réseaux sociaux du prestataire ou du client, elle fera l’objet d’une validation mutuelle par écrit.
8 – LES CONDITIONS DE PAIEMENT
Le solde du prix TTC est réglable à réception de facture. Les instructions particulières de facturation devront être communiquées au moment du passage de la commande. Toute demande de modification d’éléments de facturation (avoir et refacturation) ou de réédition (duplicata) doit être demandée dans les 24 heures suivant la réception de la facture. Le taux de pénalités exigible en cas de retard de paiement sera égal au taux d’intérêt légal appliqué par la banque centrale européenne majoré de 7 points et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de 40€ sera due de plein droit et sans notification préalable. Nous nous réservons le droit de demander au client, une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement dépassaient ce montant. Toute facture présentée à la livraison sans acompte doit être payée comptant, sauf accord écrit préalable à défaut, nous nous réservons le droit de rapporter la marchandise en nos magasins. Conformément aux dispositions de l’article L 4431 du code du commerce, le délai de règlement de nos factures ne peut excéder 30 jours après la fin de la décade de la livraison ou à date de facture, par virement ou par chèque bancaire. Tout règlement par chèque doit être libellé à l’ordre de CALIXIR. Aucun escompte ne sera accordé pour paiement anticipé.
CONDITIONS PARTICULIERES DE VENTE SOCIETES
1 – REPAS DEGUSTATION
Afin que le Client valide l’offre commerciale, un test de dégustation pourra être réalisé.
Le client s’engage à respecter les conditions suivantes :
Commander le test de dégustation pour un nombre maximum de 6 personnes (présence d’une agence incluse)
Valider au préalable l’enveloppe budgétaire et le contenu technique de l’offre
Etablir avec CALIXIR la sélection des articles à présenter, représentative de l’offre et raisonnablement compatible avec une approche responsable contre le gaspillage alimentaire et le respect de la saisonnalité de produits
Fixer le test de dégustation dans un délai raisonnable autorisant sa bonne préparation
Transmettre en amont les informations essentielles à CALIXIR, pour préparer au mieux sa dégustation et notamment :
le nom des autres Maisons testées
le nom et la fonction des participants
les critères principaux sur lesquels le client fera son choix
CALIXIR assurera la réalisation du test de dégustation demandé contre la participation aux coûts inhérents à sa mise en œuvre à hauteur :
d’un forfait non déductible de 35 € HT/personne pour une prestation dont le montant total est évalué en dessous de 20 000 € HT et pour une dégustation alimentaire et boissons uniquement.
D’un forfait de 600 €HT non déductible pour une prestation dont le montant est évalué au-dessous de 20 000 € HT (pour une dégustation en situation comprenant l’alimentaire, boissons, matériel, mobilier, personnel de service)
Au dessus de 20 000 €HT la participation sera déduite à 50% de la facture finale si CALIXIR est sélectionnée pour réaliser la prestation.
Ces frais de participation devront être versés à CALIXIR par le Client avant la date du test de dégustation.
Dans le cas où le nombre de participant au test de dégustation est supérieur aux conditions édictées, un forfait de 120 € HT par participant supplémentaire sera facturé au Client par CALIXIR.
Dans le cas où le client souhaiterait organiser un deuxième test de dégustation complet, les conditions de participation seront identiques à celles édictées pour une première dégustation, sans déduction sur la facture finale.
Dans le cas où le Client annulerait un test de dégustation dans un délai ne permettant pas à (Nom du traiteur) sa déprogrammation, ce test de dégustation fera l’objet d’une participation facturée au Client sur la base des ressources mobilisées et incompressibles.
2 – MENUS SPECIFIQUES
Si le nombre définitif devait augmenter dans les 7 jours ouvrés précédent la réception, nous ne pourrions assurer les repas qu’en fonction de nos approvisionnements et nous réservons le droit de remplacer les produits tout en gardant la même qualité. Néanmoins, une majoration de 20% du prix unitaire de ces repas supplémentaires sera appliquée en vertu des coûts supplémentaires (Production, matériel etc…)
En vertu des coûts supplémentaires induits par leur production, les menus spécifiques (Vegan, Végétarien, allergiques etc….) seront majorés également de 20%.
3 – GESTION DES BOISSONS
3-1 BOISSONS FOURNIES PAR LE CLIENT
Dans le cas où, avec l’accord du prestataire, le client fournirait les boissons, celles-ci doivent être livrées et récupérées obligatoirement sur le lieu de la réception, à défaut de quoi nous serions obligés de facturer des frais de manutention et de transport.
3-2 GESTION DES BOUTEILLES VIDES
Dans le cas où une benne à verre ne serait pas mise à disposition sur le lieu de réception et dans le cas d’une reprise de ces bouteilles vides par nos soins, un forfait comprenant la remise en carton, le transport, le déchargement et le tri dans nos locaux de ces bouteilles sera appliqué :
0 à 50 bouteilles : 50€HT
50 à 100 bouteilles : 90€HT
100 bouteilles et + : 180€HT
3-4 BOISSONS SPECIFIQUES
Les préparations maison, cocktails de jus de fruits frais, boissons chaudes, vins & boissons étrangers ou prévus pour une occasion spécifique et non consommés ne seront pas défalqués de la facturation finale.
Dans le cas de commande de boissons spécifiques hors de notre carte, celles-ci vous seront facturées dans la globalité et selon le packaging en vigueur pour ces boissons.
4 – GESTION DES DECHETS
Des bennes de tri sélectifs doivent être mises à disposition du prestataire sur le lieu de réception.
Dans le cas ou le prestataire devrait, avec son accord, gérer les déchets du client ou d’autres prestataires, celui-ci se verrait dans l’obligation de facturer des frais de gestion supplémentaires : 0.30 €HT/convives.
(sur devis en fonction du volume > à 500 personnes)
5 – DEVIS / NOMBRE DE PERSONNES
Le devis en votre possession a été réalisé par rapport à un nombre de personnes précis, si celui-ci venait à être modifié, un nouveau devis sera réalisé.
